Regels bij verzamelen van e-mailadressen; e-mailwetgeving in duidelijke taal (deel 1).

Als Nederlandse marktleider op het gebied van e-mailmarketing volgen wij de e-mailwetgeving natuurlijk op de voet. Wij willen onze relaties immers direct informeren en adviseren over nieuwe ontwikkelingen in wet- en regelgeving van e-mailmarketing. In mijn zoektocht naar de laatste stand van zaken kwam ik recent dit interessante whitepaper tegen over “e-mailmarketing en recht vragen" van internationaal advocatenkantoor Bird & Bird. Zij wisten de droge materie behoorlijk leesbaar te maken. Enige minpuntje is dat hij “AUF DEUTSCH!!!" is (sorry, moet altijd schreeuwen in het Duits). Voor alle mensen die net als ik toch liever in het Nederlands lezen, heb ik een vertaling gemaakt en uiteraard aangevuld met typische Nederlandse regelgeving.

En om het helemaal 'behapbaar' te houden heb ik er een drieluik van gemaakt. Dit is het eerste deel waar de nadruk ligt op het verzamelen en beheren van contactgegevens.

1. Naar wie mag ik (marketing/reclame) nieuwsbrieven sturen?

Commerciële e-mailings (nieuwsbrieven) mogen in Nederland alleen worden verstuurd als er sprake is van een klantrelatie tussen de ontvanger en verspreider van de nieuwsbrief. Of als de ontvanger voorafgaand toestemming heeft verleend voor het ontvangen van de nieuwsbrief.

2. Wanneer geeft iemand toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief?

Heb je een e-mailadres verkregen door een verkoop? Dan mag je alleen nieuwsbrieven naar dit adres sturen met daarin gelijksoortige producten en diensten. Vergeet hierbij niet de ontvanger alsnog te vertellen dat je zijn e-mailadres gaat gebruiken voor het toesturen van (reclame)nieuwsbrieven en wel op het moment dat deze zijn e-mailadres afgeeft.

Daarnaast kunnen uiteraard ook personen waar je geen 'factuurrelatie' mee hebt zich inschrijven voor de nieuwsbrief. Maar hier heb je wel eerst expliciete toestemming voor nodig. Zo moet de ontvanger via een actieve handeling toestemming geven.

Let op! Er mogen geen vooraf aangevinkte vakjes op het inschrijfformulier staan. Men moet zelf aanklikken.

Aangekocht bestand

Als je als organisatie een bestand met e-mailadressen hebt gekocht en hierop door een andere partij laat mailen (hostmailings) dan moet de ontvanger hiervoor via een aparte actieve handeling toestemming hebben geven. Met andere woorden: de ontvanger moet op de hoogte zijn dat zijn e-mailadres aan derde partijen kan worden verstrekt en hier actief (vakje aanvinken) zijn toestemming voor geven.

3. Wat moet je vermelden op de in- en uitschrijfpagina?

Het moet voor de ontvanger direct duidelijk zijn waarvoor hij zich precies inschrijft. Met andere woorden: het moet direct duidelijk zijn op wie en wat de ontvanger 'ja' zegt. Vermeld duidelijk de volgende punten:

  • Voor welke nieuwsbrief (en van welke organisatie) schrijft hij zich in?
  • Hoe vaak ontvangt men de nieuwsbrief en wat is de inhoud van de berichten?
  • Is er sprake van derdenverstrekking?

Let op! Deze informatie mag niet worden weggestopt in algemene voorwaarden of in een privacy statement.

4. Welke (contact)gegevens mag ik vragen en opslaan in mijn database?

Je mag natuurlijk alles vragen, maar met uitzondering van het e-mailadres kunnen overige velden als bijvoorbeeld 'naam', 'bedrijfsnaam' en 'geslacht' niet worden verplicht.

5. Wat is de juiste procedure voor het verzamelen van e-mailadressen?

Als je (juridisch) wilt kunnen aantonen dat alle e-mailadressen in jouw bestand op de juiste manier zijn verzameld, wordt geadviseerd om te werken met een 'double opt-in' procedure. Dit is echter geen vereiste dat staat opgenomen in de wet. Maar met behulp van een double opt-in heeft niet alleen de ontvanger, maar ook jijzelf altijd het bewijs dat hij/zij zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief. (Bij een double opt-in krijgt men een e-mail, waar de aanmelding via een link nogmaals bevestigd moet worden.) Maak je gebruik van geavanceerde e-mailsoftware zoals Clang, dan wordt dit in de historie van de ontvanger automatisch bijgehouden en hoef je dus geen dubbel opt-in te gebruiken.

6. Mag je ook een opt-in via telefoon of post registreren?

Het is toegestaan om een opt-in per post of telefoon te verzamelen. Maar het verzamelen van een telefonische opt-in raad ik wel af. Het is namelijk erg lastig om juridisch aan te kunnen tonen dat je deze opt-in ook daadwerkelijk hebt gekregen. Indien je er voor kiest om via de telefoon een opt-in te verkrijgen dan geef ik je het advies om dit telefoongesprek op te nemen en/of schriftelijk te bevestigen.

Het verkrijgen van een opt-in per post is een gemakkelijkere optie. Echter ook hier moet je rekening houden met een aantal regels:

  • De ontvanger moet expliciet toestemming geven dat hij of zij commerciële e-mailings wil ontvangen. Het verzoek om zich in te schrijven mag niet worden gecombineerd met een andere vraag of boodschap.
  • Het privacy statement moet inzichtelijk zijn.
  • De opt-in is enkel geldig als deze de handtekening van de ontvanger bevat.
  • Als de toestemming samen met andere verklaringen wordt verkregen is een artistiek aanzienlijke nadruk, bijvoorbeeld door middel van een selectievakje, vereist.

Wordt vervolgd!

Dit was het eerste deel van mijn drieluik met daarin de eerste zes prangende vragen over e-mailmarketing. Volgende week volgt deel twee. In dit deel ligt de nadruk op het verzamelen en beheren van opt-ins. Kun/wil je niet wachten? Laat dan hieronder een berichtje achter of stuur mij een berichtje via redactie@e-village.nl of volg de discussie via LinkedIn. Je hebt hiervoor bij dezen mijn toestemming en dan stuur ik je alle vragen en antwoorden gebundeld toe. ☺



Ja, natuurlijk wil ik dit artikel delen:




Reageer op dit artikel


Best bekeken blogs


Vraag aan e-Village?

Wist je dat...

Wist je dat...

...e-Village een deliverability ratio (afleverpercentage) heeft van 99,72%?

Meer weetjes? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte