Out-of-office meldingen, waardevolle info!

Dit artikel gaat over het afhandelen van out-of-office meldingen voor de e-mailmarketeer. Wanneer je via Google op deze pagina bent gekomen en enkel op zoek bent naar het instellen van een originele out-of-office melding, dan verwijs ik graag naar dit blogartikel.

Waarschijnlijk ken je het wel. Je hebt de testfase van je mailing achter de rug en daarmee de onderwerpregel, afzendernaam en afzenderadres goed gecheckt. Je zit helemaal klaar in de startblokken om op die o zo spannende knop "Inplannen" of "Verzenden" te klikken. Je vertelt jezelf dat er niets meer fout kan gaan en met toch wat knikkende knietjes, besluit je op de knop te drukken.

Je mailing wordt nu verzonden. Tegelijkertijd stromen de out-of-office meldingen je inbox binnen. Nou vraag ik mij af; wat doe jij daarmee? Doorlezen? Archiveren? Verwijderen? Deze berichten bevatten namelijk een schat aan inzichten.

Profielselecties

Je vraagt je af waarom het interessant is om door deze meldingen heen te gaan? Het geeft je inzicht in je databestand.

Vaak komt heel duidelijk de man/vrouw verhouding naar voren, leeftijd van je ontvangers, beroep, taal, etc. Belangrijke data voor elke marketeer. Wanneer je deze gegevens in je opneemt, bedenk dan tegelijkertijd eens of je wel de juiste profielselecties maakt. Wellicht kan je heel gemakkelijk, met bestaande data, gesegmenteerder en dus slimmer gaan mailen.

Niet meer werkzaam

Aangezien onze database voornamelijk B2B gerelateerd is, kom ik af en toe de volgende melding tegen:

"Ik ben sinds 17 maart niet meer werkzaam bij .... Voor vragen kun je terecht bij ...".

Hier liggen twee kansen. De eerste is het afmelden van het record waarvan je de out-of-office terugkreeg. Dit is toch een adres die niet meer voor opens, clicks of conversie zal zorgen. Dit record zoek ik dus op in mijn e-mailmarketing software. In geavanceerde systemen, zoals onze software Clang, heb je de mogelijkheid om in het CRM-gedeelte notities te plaatsen. Ik zet daar dan ook altijd een kopie in van de out-of-office melding, inclusief datum. Dit record zal niet meer gemaild worden. Zo, dit houdt je database lekker schoon en je statistieken optimaal!

De tweede kans zit hem in de opvolging. Voor vragen kan ik immers terecht bij... Is dit de vervangend e-mailmarketeer? Zo niet, wie neemt dan de taken waar? Direct maar even een mailtje aan wagen dan. Stuur simpelweg de out-of-office naar het e-mailadres van de nieuwe contactpersoon, leg uit wie je bent, dat het om het bijwerken van het e-mailadres gaat en vermeld bovenstaande vragen. Vergeet uiteraard niet de link naar het bijwerktraject van het record waar het om gaat.

Tijdelijk afmelden

Een e-mailmarketeer wil natuurlijk maar één ding. Zo hoog mogelijke open-, doorklik- en conversieratio. De basis is natuurlijk je database. Hoge ogen kan je namelijk alleen gooien, wanneer je database ontvangers bevat die ook écht geïnteresseerd zijn in jouw uitingen. Het gaat niet om kwantiteit, maar om kwaliteit. Juist door deze out-of-offices door te nemen kan je hierop inspelen.

Zo zie ik vaak out-of-offices van mensen die voor langere tijd op vakantie gaan. Ik kan mij heel goed voorstellen dat wanneer diegene na een aantal maanden terugkomt en de mailbox doorworstelt, zich gaat ergeren aan al jouw aanbiedingen die inmiddels niet eens meer geldig zijn. Nou heb jij zo je best gedaan om met naam en toenaam zichtbaar te zijn. Wat kan hier het gevolg van zijn? Juist, negatieve branding!

Maar daar kan ik toch niets aan doen? Natuurlijk wel! Heb jij je ontvanger de kans geboden om zich van te voren tijdelijk af te melden? Hoe zijn jouw campagnes hierop ingericht? En als het al te laat is, meld het record dan zelf tijdelijk af en stuur hier een mail over. Wees proactief en kijk eens met een kritische blik naar je eigen e-mailmarketing.

Tot slot

Mijn voorbeelden zijn natuurlijk erg B2B gerelateerd, maar ik ben ervan overtuigd dat er zowel voor B2B als voor B2C grote kansen liggen in het afhandelen van out-of-office meldingen. Ook wanneer je database heel veel records bevat.

Ga het gewoon eens doen. Je zult zien dat je meer gevoel krijgt bij je doelgroep. Een gevoel dat je weer nieuwe inzichten verschaft. En het is de makkelijkste manier om je database up-to-date te houden.

Kortom: een must voor elke e-mailmarketeer!

Vragen of hulp nodig?

Heb je zelf nog ideeën of vragen hierover? Ga dan naar de de discussie over dit onderwerp in de LinkedIn-groep “E-mailmarketing Nederland". Ik help je graag verder op weg!

  • Data


Ja, natuurlijk wil ik dit artikel delen:




Reageer op dit artikel


Best bekeken blogs


Vraag aan e-Village?

Wist je dat...

Wist je dat...

...e-Village een deliverability ratio (afleverpercentage) heeft van 99,72%?

Meer weetjes? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte