Home Blog Database opschonen - De grote winterschoonmaak

Deel dit artikel

Database opschonen - De grote winterschoonmaak

Database opschonen - De grote winterschoonmaak

Geschreven door Wilbert Heinen / 17 januari 2018 / Data

Veel (e‑mail)marketeers hebben als doelstelling om in 2018 nog meer succes uit hun e‑mailcampagnes te halen. De eerste stap is dan natuurlijk om orde en structuur te creëren zodat je lekker overzichtelijk te werk kunt gaan. In dit blogitem geef ik enkele tips en tricks op welke wijze je je database kan opschonen.

Brands

Als je met meerdere merken werkt is het verstandig om hier binnen de Clang portal rekening mee te houden. Ik adviseer altijd om per merk een 'brand' in te richten. Dit werkt namelijk overzichtelijk en de klantdata is gescheiden. Hierdoor loop je uiteindelijk minder risico op fouten met betrekking tot deze data. Door structuur aan te brengen op brand-niveau op basis van projecten, uitingen en/of campagnes zorg je ervoor dat je alles zo overzichtelijk mogelijk maakt, niet alleen voor jezelf, maar ook voor de klant!

Als je bijvoorbeeld campagnes maakt voor meerdere landen en dus met verschillende talen, is het raadzaam om iedere taal in een aparte 'brand' onder te brengen. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan omtrent de verschillende talen. Je moet er toch niet aan denken dat Duitse klanten een Italiaans formulier voorgeschoteld krijgen.

Brands in Clang

Figuur 1: Brands in Clang

Databeheer

Een ander belangrijk onderdeel van je database opschonen is het zo nauwkeurig mogelijk importeren en exporteren van bestanden. Ik adviseer onze klanten altijd om de volgende naamgeving te hanteren:

Import/export YYYYMMDD – projectnaam

Hierachter kan eventueel nog een versienummer of een andere vorm van identificatie worden geplaatst. Vooral het geven van een naam aan een import of export heeft zo zijn voordelen bij het aanmaken van profielen. Hierdoor kun je namelijk met de voorwaarden 'Import geschiedenis' en 'Export geschiedenis' werken, waardoor een profiel kan worden aangemaakt op basis van een import of export. En last but not least: een duidelijke naamgeving zorgt voor een goed overzicht en oude bestanden kunnen hierdoor gemakkelijk worden teruggevonden.

Aanmaken van groepen

Je e‑mailcampagne (bijvoorbeeld: nieuwsbrief, welkomstcampagne of retentie) database opschonen bereik je door een overzichtelijke groepsstructuur te maken. Deze 'hoofdgroepen' kun je vervolgens weer onderverdelen in subgroepen per campagne. Maar let op! Het telkens aanmaken van (sub)groepen kan onoverzichtelijk worden. Wat goed werkt, is om alleen met hoofdgroepen te werken en de profielen te baseren op de 'Import geschiedenis'. Hierdoor blijft het overzicht in de groepsstructuur behouden.

Groepen en subgroepen

Figuur 2: Groepen en subgroepen

Quickmails

Als je veel gebruikmaakt van het quickmail-onderdeel binnen Clang dan is de kans zeer aannemelijk dat je een map krijgt die op een gegeven moment vol zit en dus onoverzichtelijk is. Om je e-mail database op te schonen, adviseer ik dan ook altijd om eerst mappen aan te maken op basis van de uiting, zoals bijvoorbeeld een map 'Nieuwsbrieven' en een map 'Campagnes'. Binnen deze mappen worden dan de e‑mailcontent en profielen geplaatst. Ook hier kun je het beste weer de datum en projectnaam gebruiken voor de naamgeving.

De volgende stap is om een volgende 'hoofdmap' aan te maken, genaamd 'Completed' (of 'Verzonden'). Wanneer een e‑mailing verzonden is, verplaats je de e‑mail in deze map en plaats je ook het profiel in een aparte map. Je begint pas met het verplaatsen zodra je een nieuw project start. Hierdoor zie je alleen de e‑mail en het profiel waar je op dat moment mee bezig bent en dit reduceert de laadtijd ook nog eens aanzienlijk! Een win-win situatie.

Campagnes: e‑mail, profielen, formulieren en sms

Campagnes kunnen beter op een andere wijze worden gestructureerd dan quickmails. Het grote verschil is om bij campagnes in plaats van datum en projectnaam de campagnes met een letter, cijfers en een titel die de inhoud beschrijft op te slaan. Dit is simpelweg om de reden dat wanneer een campagne in Clang wordt opgezet een campagne map wordt aangemaakt. In deze map wordt per onderdeel de e‑mailcontent, profielen, formulieren en sms-content geplaatst.

De naamgeving wordt dan als volgt: M = e‑mailcontent, P = profielen, F = formulieren en S = sms-content. Deze letter laat je volgen door cijfers. Deze cijfers zijn meestal gebaseerd op de volgorde van de campagneflow. Zo heet bijvoorbeeld een aanmeldformulier (F01) en de bedankpagina (F02). Deze naamgeving is overigens ook te gebruiken voor campagneobjecten. Het voordeel hiervan is dat deze objecten makkelijk terug te vinden zijn voor bijvoorbeeld het aanmaken van een campagne object link, maar ook binnen de campagne zelf.

Formulieren in de campagne worden aangegeven met een ‘F’

Figuur 3: Formulieren in de campagne worden aangegeven met een ‘F’

Reports

Het automatische gevolg van het versturen van quickmails is een overvol reportsoverzicht. Om ook dit onderdeel binnen Clang zo overzichtelijk mogelijk te maken adviseer ik om duidelijke scheiding te maken in 'test' en 'live' mailings/rapportages. Kies daarom tijdens het inplannen van een testquickmail om een testtabel toe te voegen aan de mailing. Dit zorgt ervoor dat de rapportage van deze mailing een 'test' label krijgt. Hierdoor is deze later gemakkelijk te verwijderen na het inplannen van de 'live' e‑mailing. Clang biedt daarnaast ook de mogelijkheid om rapportages met een testlabel te verbergen.

LIVE-mailings duidelijk aangegeven in Reports

Figuur 4: LIVE‑mailings duidelijk aangegeven in Reports

Tijd om aan de slag te gaan

Ik hoop je met bovenstaande informatie te hebben geïnspireerd waardoor jij jouw database gaat opschonen om ook jouw database helemaal klaar te maken voor het nieuwe jaar. Een schone portal werkt nu eenmaal sneller en prettiger. Heb je geen tijd voor een grote schoonmaak? Wij kunnen je er natuurlijk ook bij helpen. Bel met het e-Village campagneteam op 030-698 80 80.

Scroll omhoog