Anti-spam policy

 
Vermelding Emerce Top 100
Beste e-mailbedrijven 2017

Het anti-spambeleid van e-Village is erop gericht dat gebruikers van de applicaties van e-Village te allen tijde voorkomen dat e-mails ongevraagd verstuurd worden en/of als zodanig ervaren worden door de ontvanger.

Ongewenste e-mail ontvangen?

Voor het melden van spam afkomstig van e-Village of een van de gebruikers van Clang, kun je ons contactformulier invullen. Iedere melding van spam wordt zeer zorgvuldig onderzocht.

Definitie van spam

Het versturen van spam is op grond van artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet verboden. De Autoriteit Consument en Markt (voorheen OPTA) houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van deze wet. Vanaf 2012 is de nieuwe Code E-mail geldig, welke ook deel uit gaat maken van de Nederlandse Reclame Code. Handhaving vindt daarom ook plaats door de Reclame Code Commissie. Om te beginnen is het belangrijk de definitie van spam helder te hebben.

De branche hanteert de volgende definitie: “Spam is het in bulk versturen van ongevraagde e-mail". Waarbij 'bulk' staat voor 'grote hoeveelheden' en 'ongevraagd' staat voor 'geen toestemming voor gegeven'.

Daarnaast is er nog de perceptie van de ontvanger en zijn definitie van spam. Onderzoek wijst uit dat ontvangers een e-mail “met een aanstootgevende onderwerpsregel" en/of “een onbekende afzender" en/of “met als doel mij te misleiden" als spam ervaren.

Spam volgens e-Village

In verband met het internationale karakter van ons platform kan e-Village niet volstaan met verwijzingen naar de Nederlandse wet- en regelgeving. Wij hanteren dan ook strengere regels.

e-Village typeert spam als: “Het versturen van commerciële en niet-commerciële e-mail aan consumenten of bedrijven

  • waarbij geen toestemming is gegeven middels een opt-in proces of
  • waarvan de klantrelatie een aankoop van meer dan twee jaar (24 maanden) geleden betreft en er sindsdien geen contact meer is geweest."

Wie mag je WEL benaderen?

Iedereen die vanuit E-Messenger en/of Clang een e-mail ontvangt, moet de afzender daar duidelijk en verifieerbaar toestemming voor hebben gegeven. Dat kan op een aantal manieren:

  • Een aanmeldformulier op de website van de afzender, waar de ontvanger zich via een opt-in proces heeft aangemeld, waarbij al duidelijk wordt aangegeven dat en met welke frequentie het e-mailadres gebruikt zal worden voor het verzenden van commerciële e-mail.
  • Een door de ontvanger op een formulier aangevinkt hokje. Dit hokje mag uitsluitend in bestelprocessen van tevoren zijn aangevinkt. Er moet duidelijk worden aangegeven dat ontvanger toestemming geeft hem of haar over een specifiek onderwerp te benaderen. Toestemming wordt niet via een vermelding in de Algemene Voorwaarden of een Privacy statement verkregen.
  • Bij het verkrijgen van gegevens via een offline actie, moet het de ontvanger duidelijk zijn geweest dat het e-mailadres gebruikt kan worden voor online marketing doeleinden van de afzender EN daar door middel van het aanvinken van een hokje toestemming voor hebben gegeven.
  • Klanten die binnen de afgelopen 2 jaar een aankoop bij de afzender hebben gedaan, moet het tijdens de aankoop duidelijk zijn gemaakt dat het e-mailadres gebruikt kan worden voor online marketing doeleinden van eigen en gelijksoortige producten van de afzender.
  • Als iemand een business card aan de afzender overhandigt en er is vermeld dat er contact via e-mail zal plaatsvinden. Als de business card op een beurs is achtergelaten moet er ook aangegeven zijn dat men via e-mail benaderd kan worden.

In het kort komt het er op neer dat een ontvanger alleen mail van de afzender mag ontvangen, als de ontvanger duidelijk toestemming heeft gegeven aan de afzender om hem over een specifiek onderwerp te benaderen en op de hoogte is van de frequentie van verzending.

Wie mag je NIET benaderen?

Alles wat buiten de hiervoor genoemde voorbeelden valt, kan wat e-Village betreft niet worden geschaard onder 'duidelijke toestemming' en mag niet met E-Messenger en/of Clang benaderd worden. Met het inzetten van onze applicaties (zowel E-Messenger als Clang) voor online marketingdoeleinden geven de gebruikers aan zich te houden aan het anti-spambeleid van e-Village en stemmen ermee in geen e-mailadressen te gebruiken van ontvangers:

  • die niet duidelijk en verifieerbaar toestemming hebben gegeven om over een specifiek onderwerp benaderd te worden;
  • die gekocht, geleend, gehuurd of op wat voor manier dan ook verkregen zijn van een derde partij, wat er ook beweerd wordt over kwaliteit en permissie van de adressen; de toestemming moet door de afzender zelf zijn verkregen;
  • waar in de afgelopen 2 jaar geen contact mee is geweest; toestemming kent een uiterste houdbaarheidsdatum en/of
  • die zijn geoogst via internet of een andere plek waar mensen hun e-mailadres publiceren zonder te bedoelen dat hun e-mailadres wordt gebruikt voor het toezenden van bulk e-mail.

Ondanks dat het kan zijn dat mensen hun e-mailadres hebben afgegeven, geldt dat in deze situaties de toestemming ontbreekt of is verlopen.

Wat moet een e-mail in ieder geval bevatten?

Behalve dat iedere e-mail die wordt verzonden vanuit E-Messenger en/of Clang wordt gestuurd naar ontvangers die daar vooraf toestemming voor hebben gegeven, moet de e-mail zelf minimaal het volgende bevatten:

  • De werkelijke identiteit van de verzender, inclusief een valide e-mailadres. Een no-reply adres is niet toegestaan. Ga er altijd van uit dat er klanten kunnen en zullen reageren op een e-mail.
  • De werkelijke identiteit en contactgegevens, inclusief een valide postadres, van degene namens wie de e-mail is verzonden. Dit betekent dat de naam van de bestandseigenaar bij iedere verzending in het 'Van' veld dient te staan.
  • Een duidelijk zichtbare verwijzing naar een eenvoudig, goed werkend afmeldproces, dat de ontvanger direct en permanent verwijdert van de mailinglijst.
  • Afmelding moet altijd mogelijk zijn op het niveau van de aanmelding. Wanneer men zich heeft aangemeld op niveau van het moederbedrijf moet men zich ook kunnen afmelden op het niveau van het moederbedrijf en zich niet per dochter moeten uitschrijven.

Daarnaast vragen wij dringend om ook postadresgegevens op te nemen in communicatie die via ons platform is verstuurd.

Wat als er wordt gehandeld in strijd met het anti-spambeleid?

Als e-Village reden heeft aan te nemen dat er wordt gehandeld in strijd met het anti-spambeleid, behoudt e-Village zich het recht voor om direct actie te ondernemen. Dit kan inhouden dat een lopende campagne wordt gepauzeerd of beëindigd, totdat duidelijkheid is verkregen omtrent de oorzaak van de klacht. e-Village is gerechtigd om gebruikers bij schending van het anti-spambeleid de toegang tot E-Messenger en/of Clang te ontzeggen.

Heb je een vraag?